お礼メールの一斉送信｜展示会・交流会のあとに、BCC のマナーと宛名を差し込む送り方
公開
展示会のブースや交流会で、たくさんの方と名刺を交換した翌日。全員に一人ずつお礼を書くのは大変ですが、BCC で一斉に送るのも、失礼にならないか、事故が起きないか気になります。この記事では、大勢にお礼メールを送る3つの方法を比べ、BCC のマナー、宛名を差し込んで送る方法、そのまま使える文例を紹介します。
大勢にお礼を送る3つの方法
お礼を送る相手が数十人、数百人になると、送り方を選ぶ必要があります。
| 方法 | よいところ | 気をつけたいところ | 向いている相手 |
|---|---|---|---|
| BCC でまとめて送る | 準備がいらない。いつものメールソフトで送れる | 宛名が「各位」になる。TO・CC に入れる事故が起きると、全員のアドレスが見えてしまう | 説明会・セミナーの参加者など、「ご来場の皆様」で自然な相手 |
| 宛名を差し込んで、一人ずつ届くように送る | 「〇〇様」で始まり、一対一のメールとして届く。ほかの人のアドレスは見えない | 宛名と会社名の一覧を用意する必要がある。差し込みの間違いに注意 | 展示会や交流会で、実際に話した方 |
| 一人ずつ手で書く | 話した内容に合わせて、いちばん気持ちが伝わる | 時間がかかる。人数が多いと翌日までに送りきれない | 商談につながりそうな方、紹介をくれた方 |
おすすめは、ほとんどの方には宛名を差し込んで送り、本当に大事な数人だけ手で書き足す 組み合わせです。BCC は、相手と直接話していない「ご来場の皆様」向けの連絡に向いています。
BCC で送るときのマナーと注意
宛先（TO）には自分のアドレスを入れる
BCC だけで送ると、メールソフトによっては宛先が空欄のまま届き、受け取った側に不自然な印象を与えます。TO には自分（または送信用の）アドレスを入れ、相手は全員 BCC に入れる のが一般的です。
TO・CC に入れてしまう事故を防ぐ
一斉送信でいちばん怖いのは、BCC に入れるはずのアドレスを TO や CC に入れてしまうことです。全員のメールアドレスが互いに見えてしまい、個人情報の漏えいとしておわびが必要になります。
- 送信前に、TO・CC が空か（自分だけか）を必ず見る
- 一度テストとして自分あてに送ってから、本番を送る
- 二人で確かめる決まりにする
本文の書き出しは「各位」「皆様」
BCC では一人ひとりの宛名を書けないので、「ご来場いただいた皆様」「〇〇セミナーにご参加の皆様」のように書き出します。「一斉にお送りしている」ことを最初にひとこと断っておくと、受け取った側も戸惑いません。
返信の扱い
BCC で受け取った人が返信すると、送った人にだけ届きます。全員に返信が広がることはありません。返信が来たら、その方には 一対一で、話した内容を思い出せるように 返します。
「何人まで」送れるか
一度に BCC へ入れられる人数や、1日に送れる通数の上限は、使っているメールサービスや契約によって違います。上限を超えると送信が止まったり、途中までしか届かなかったりします。大勢に送る前に、お使いのメールサービスの案内を確かめておきましょう。
また、一度に大量のメールを送ると、受け取る側のメールサービスで迷惑メールと判断されやすくなることがあります。何回かに分けて送る、件名や本文を宣伝のような書き方にしない、といった工夫も役に立ちます。
宛名を差し込んで送る考え方
宛名の差し込みは、同じ本文の中の「〇〇様」「会社名」などを、相手ごとに入れ替えて、一人ずつ別のメールとして送る 方法です。受け取った側には、自分あてのメールとして届きます。
差し込みで送るときのコツは次のとおりです。
- 一覧の表記をそろえる：会社名の「株式会社」の位置、名前の漢字を、名刺のとおりに。間違いはとても目立ちます
- 差し込む欄を増やしすぎない：名前・会社名・会った場所くらいにとどめ、空欄があっても文が崩れないようにする
- 最初に自分あてに試す：宛名が正しく入るか、改行が崩れていないかを確かめる
- 大事な方には一行書き足す：差し込みのメールに「＿＿＿のお話、ありがとうございました」とひとこと足すだけで、手書きに近い気持ちが伝わります
件名の例
件名は、いつ・どこで会った誰からか が一目でわかるようにします。
- 【御礼】＿月＿日 △△展 ブースへのご来場ありがとうございました（□□株式会社）
- 昨日の△△交流会のお礼（□□ ××）
- ＿月＿日の〇〇セミナーご参加の御礼と資料のご案内
「重要」「必見」のような言葉は、宣伝メールと見分けがつきにくくなるので避けます。
文例
展示会のブースに来てくださった方へ（宛名を差し込む）
〔会社名〕 〔お名前〕様
昨日は△△展の弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。 □□株式会社の××です。
ご覧いただいた＿＿＿について、資料をお送りいたします。 （資料のリンク、または添付）
ご不明な点やご要望がございましたら、このメールにご返信ください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
交流会で出会った方へ（宛名を差し込む）
〔お名前〕様
昨日の△△交流会でご挨拶いたしました、□□の××です。 短い時間でしたが、お話しできてうれしかったです。
私は＿＿＿の仕事をしております。 〔お名前〕様のお仕事のお役に立てそうなことがありましたら、いつでもお声がけください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
〔 〕のところが、相手ごとに入れ替わる欄です。交流会の一対一のお礼の書き方は、交流会のあとのフォロー にもまとめています。
セミナー・説明会の参加者へ（BCC）
〇〇セミナーにご参加いただいた皆様
※本メールは、ご参加の皆様に一斉にお送りしております。
本日はお忙しいなか、〇〇セミナーにご参加いただき、誠にありがとうございました。 当日の資料をお送りいたします。 （資料のリンク）
ご質問は、このメールにご返信ください。担当者よりご連絡いたします。
送る時間帯
- 翌日の午前中まで が目安です。展示会が数日続く場合は、会期中でも、来場の翌日には送るのが理想です
- 深夜や早朝の送信は避けます。メールソフトの予約送信を使えば、夜のうちに準備して朝に届けられます
- 週末をはさむ場合は、休み明けの午前中に届くようにします
送ったあと：返信が来た人へのフォロー
お礼メールは、送って終わりではありません。返信をくれた方は、関係を深めたいと思ってくれている方です。
- 返信には当日中に応える（一対一で、話した内容に触れて）
- 誰が返信をくれたか、何を話したかを記録する
- 次の約束につなげる（資料の説明、打ち合わせ、次の会での再会）
返信がなかった方にも、1〜2か月後に、相手の業種に関わる情報や次の催しの案内を送ると、関係が続きます。そのためにも、どこで出会い、何を話したか を残しておきましょう（→ 顧客ノートの付け方）。
「えにし」でお礼メールを一斉送信する場合
「えにし 〜お客様ノート〜」は、名刺から作るお客様ノートです（Windows / Mac）。
- 展示会で集めた名刺は、スキャナーで100枚・200枚もまとめて読み取れます。スマホアプリ「えにしモバイル」（Android 版・無料）で撮った名刺も、パソコンに取り込まれます
- AI が名刺を読み取り、業種・エリア・趣味・要望のタグを自動で付けます（付いたタグはあとから直せます）
- メールの雛形を作り、お名前などをお客様ごとに差し込んで まとめて送れます。一人ずつ別のメールとして届くので、ほかの方のアドレスが見えることはありません（一斉メールは有料プランの Solo 以上）
- タグで絞り込めば、「△△展で会った製造業の方」のように、送る相手を選べます
初回は起動から60日間、すべての機能を無料でお試しいただけます。Free プランもあります。
まとめ
- 実際に話した方には、宛名を差し込んで一人ずつ届く形で送る。大事な数人には一行書き足す
- BCC で送るときは、TO を自分に、相手は全員 BCC に。送る前に TO・CC を必ず見る
- 一度に送れる人数の上限は、メールサービスによって違うので確かめておく
- 送るのは翌日の午前中まで。返信をくれた方には当日中に応え、話したことを記録する
あわせて読みたい
名刺から、ご縁を育てるお客様ノート。
「えにし 〜お客様ノート〜」は、AI で名刺を読み取り、業種・エリア・趣味・つながりたい人を自動でタグ分類する Windows / Mac のお客様管理ソフトです。初回は起動から60日間、すべての機能を無料でお試しいただけます。無料プランもあります。