名刺の処分のしかた｜捨ててよい基準とタイミング、退職のときの注意と捨て方

名刺は「全部とっておく」か「全部捨てる」かで迷わない

名刺の処分で迷うのは、1枚ずつ「要る・要らない」を決めようとするからです。実際には、名刺は次の3つに分けると決めやすくなります。

ポイントは、「データだけ残す」という真ん中の箱をつくること です。紙を捨てても、名前や連絡先、会った場所が残っていれば、「捨てて困った」ということはほとんど起きません。

判断に迷ったときの目安

• 最後に連絡したのはいつか。 数年連絡がなく、相手の顔も思い出せない名刺は、データだけ残す箱へ
• 同じ人の新しい名刺があるか。 新しいものがあれば、古いものは捨ててかまいません。ただし、肩書きの移り変わりを残しておきたい場合は、データ側に一言メモしておきます
• 名刺に手書きのメモがあるか。 書き込みは、データにするときに一緒に写しておきます。写したあとなら、紙は処分できます

名刺の保管期間に決まりはある？

名刺の保管期間について、一般に「何年」と決まった目安はありません。会社によっては文書の管理の決まりの中で、名刺の扱いを定めていることがあります。会社で受け取った名刺は、まず社内の決まりを確かめましょう。

決まりがない場合は、自分で期間を決めておく と迷いが減ります。たとえば「紙は1年分だけ手元に置き、それより前のものはデータにして処分する」のように決めておけば、毎年同じ手順で片づけられます。

処分に向いたタイミング

名刺の処分は「思い立ったとき」より、決まった時期に行うほうが続きます。

退職・異動のときに気をつけること

退職や異動のときの名刺は、ふだんの片づけとは考え方が変わります。

• 会社で受け取った名刺は、会社のものと考えるのが一般的です。 仕事で受け取った名刺は、会社の取引先の情報でもあります。自分のものとして持ち出したり、データを個人のパソコンやスマホに移したりするのは避けましょう
• 後任に引き継ぐ。 取引が続いている相手の名刺は、後任の方が連絡できるように、会社のやり方で引き継ぎます。「どこで会ったか」「どんな話をしたか」のメモも一緒に渡すと、後任の方が助かります
• 処分するときも会社の決まりに沿う。 会社によっては、名刺を含む書類の捨て方（シュレッダーや溶解処理など）が決まっています

退職のときの名刺の扱いは、会社の就業規則や情報の取り扱いの決まりによって違います。この記事は一般的な考え方なので、実際の扱いは会社の決まりを確かめ、わからないときは総務や上司に確認してください。

なお、個人事業主や会社の代表として受け取った名刺は、自分で扱いを決められます。それでも、取引先の個人情報であることは変わりません。次の節のように、安全に処分しましょう。

名刺の捨て方

名刺には、氏名・会社名・電話番号・メールアドレスなど、相手の個人情報が載っています。そのままごみ箱に入れるのは避けましょう。

どの方法でも、捨てる前にもう一度「データだけ残す箱」の名刺がデータになっているか を確かめてから処分します。

捨てる前にデータにしておく手順

「データだけ残す」名刺は、次の順で進めると、あとで探せる形で残せます。

1. 3つの箱に分ける。 上の表のとおり「紙のまま残す」「データだけ残す」「捨てる」に分けます
2. データにする。 枚数が少なければ手入力やスマホでの撮影、多ければスキャナーでまとめて読み取ります。量が多いときの進め方は 大量の名刺をスキャンしてデータにする手順 にまとめています
3. 名刺にない情報を書き足す。 会った場所と日付、業種・エリア、話したこと、手書きのメモの内容を一緒に残します
4. 読み取りの誤りを確かめる。 氏名の漢字、メールアドレス、電話番号だけは、紙と見比べます
5. 紙を処分する。 確かめ終わった束から、シュレッダーなどで処分します

処分の前のチェックリスト

• 会社で受け取った名刺は、社内の決まり（保管・引き継ぎ・捨て方）を確かめた
• 「紙のまま残す」「データだけ残す」「捨てる」に分けた
• 「データだけ残す」名刺は、すべてデータにした
• 名刺の手書きのメモも、データに写した
• 氏名の漢字・メールアドレス・電話番号を、紙と見比べて確かめた
• 同じ人の古い名刺と新しい名刺を見分け、新しい連絡先を残した
• 捨てる名刺は、シュレッダーや業者など、読めない形で処分する準備をした

「えにし」で処分前のデータ化をする場合

「えにし 〜お客様ノート〜」は、名刺から人とのご縁を育てるための、パソコン（Windows / Mac）のお客様ノートです。処分する前のデータ化にも使えます。

• スキャナーでまとめて読み取れます。 100枚・200枚の名刺も、スキャナーを使って登録できます。手元の名刺はスマホアプリ「えにしモバイル」（Android 版・無料）で撮って取り込むこともできます
• AI が名刺を読み取り、業種・エリア・趣味・要望のタグを自動で付けます。 紙を捨てたあとでも、「福岡の製造業」「採用に困っている経営者」のように、手がかりから探せます
• 読み取った内容は、確認・修正してから使えます。 付いたタグも、あとから自由に追加・修正できます
• 顧客データを当社に預ける必要はありません。 データはご自身のクラウドまたはパソコンに保存されます。名刺の読み取りのときだけ、画像が当社のサーバーを経由して AI へ送られますが、当社は画像も読み取り結果も保存しません

読み取りは月あたりの回数で数えます（無料プランは月50回。名刺1枚＝表裏1組で1回。上限に達した月は、翌月に枠が戻ります）。たくさんの名刺を一度に処分したいときは、何か月かに分けて進めるか、有料プランをご検討ください。初回は起動から60日間、すべての機能を無料でお試しいただけます。

まとめ

• 名刺は「紙のまま残す」「データだけ残す」「捨てる」の3つに分けると迷わない
• 保管期間に一般的な決まりはないので、会社の決まりを確かめ、なければ自分で期間を決める
• 年末・決算・異動・退職・引っ越しなど、決まった時期に処分すると続けやすい
• 会社で受け取った名刺は会社のものと考え、持ち出さずに引き継ぐ。扱いは会社の決まりを確かめる
• 捨てるときはシュレッダーや業者で、読めない形にする。その前にデータにしておく

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