大量の名刺をスキャンしてデータにする手順｜100枚・数百枚たまったときの進め方
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名刺が数十枚のうちは、手で入力してもなんとかなります。ところが100枚、数百枚とたまると、どこから手を付ければよいかわからず、箱に入れたままになりがちです。この記事では、大量の名刺をデータにするときの進め方を、仕分けから原本の扱いまで順番に紹介します。
量が多いときは「段取り」で決まる
名刺のデータ化の方法そのものは、紙の名刺をデータ化する方法 で紹介したとおり、手入力・スマホで撮影・スキャナーで読み取りの3つです。
ただ、名刺が数百枚あるときにつまずくのは、方法よりも 段取り です。いきなり全部を読み取り始めると、途中で疲れて止まったり、確認が追いつかず誤りが残ったりします。量が多いときは、次の5つの段階に分けて進めます。
- 仕分ける
- 読み取る
- 確かめて直す
- タグを付ける
- 原本を片づける
枚数で選ぶ、読み取りの方法
| 方法 | 向いている場面 | よいところ | 気をつけたいところ |
|---|---|---|---|
| スマホで撮る | 毎回の交流会や商談で増える数枚〜数十枚 | その日のうちにできる。机に向かわなくてよい | 数百枚を1枚ずつ撮るのは疲れる。照明の反射や影で読み取りにくくなる |
| スキャナーでまとめて読む | 箱や引き出しにたまった百枚単位 | 名刺を束で差し込める。向きや明るさがそろう | スキャナーが要る。机で作業する時間をとる必要がある |
| 手で入力する | 読み取りにくい名刺が数枚だけ残ったとき | どんな名刺でも入力できる | 1枚あたりの時間がかかる。打ち間違いが起きやすい |
大量にたまっているなら、たまった分はスキャナー、これから増える分はスマホ、読み取れなかった数枚だけ手入力 という分担が進めやすい形です。
手順1：仕分ける
読み取る前に、名刺を山のまま机に出し、次のように分けます。
- データにする名刺と、しない名刺に分ける。 同じ人の古い名刺や、関わりのない名刺まで読み取ると、確認の手間が増えます。迷う名刺の分け方は 名刺の処分のしかた にまとめています
- 出どころごとに束にする。 「〇〇交流会（2026年5月）」「△△社との商談」のように、会った場所や時期ごとに輪ゴムや封筒でまとめます。束ごとに読み取れば、あとで「どこで会ったか」をまとめて書き足せます
- 読み取りにくい名刺を別にしておく。 縦書き、手書き、写真や模様の上に文字がある名刺、透明や金属の名刺は、別の束にしておき、最後に確かめます
手順2：読み取る
スキャナーで読むときのコツ
- 向きをそろえる。 表を同じ向きにそろえて差し込むと、読み取ったあとに画像を回す手間が減ります
- 両面の名刺は両面で読む。 裏に英語の表記や手書きのメモがある名刺は、両面を読み取る設定にします。表と裏が別の人として登録されないよう、読み取ったあとにも確かめます
- ホチキスやクリップを外す。 留め具がついたまま差し込むと、紙詰まりや機械の傷みの原因になります。ホチキスの跡で角がめくれている名刺は、指で平らに戻してから入れます
- 汚れや折れを直す。 角が折れた名刺や反った名刺は、重ねて重しをのせておくと平らになります。のりやテープが付いた名刺は、ほかの名刺にくっつかないよう別にします
- 一度に入れすぎない。 スキャナーの説明書に書かれた枚数を目安に、少なめに入れると紙詰まりが減ります
- 束ごとに区切る。 手順1でつくった束ごとに読み取ると、どの交流会の名刺かが混ざりません
スマホで撮るときのコツ
- 明るい場所で、名刺に影が落ちないように真上から撮ります
- 光沢のある名刺は、照明が映り込まない角度を探します
- 白い名刺は白い机ではなく、色のある紙や布の上に置くと、名刺の輪郭がはっきりします
手順3：確かめて直す
読み取りの精度が高くなっても、誤りがゼロになるわけではありません。大量の名刺を読み取ったあとは、すべての項目を見比べるのは大変なので、必ず確かめる項目を決めておきます。
| 項目 | よく起きる誤り | 確かめ方 |
|---|---|---|
| 氏名の漢字 | 似た字への読み違い（「髙」と「高」、「﨑」と「崎」など） | 紙と見比べる。失礼にあたりやすい項目なので最優先 |
| メールアドレス | 「l（エル）」と「1」、「0」と「o」、「-」と「_」の取り違え | 紙と1文字ずつ見比べる |
| 電話番号 | 数字の読み違い、会社の番号と携帯の番号の取り違え | 桁数と、どの番号かを確かめる |
| 会社名・肩書き | ロゴの文字が読めていない、肩書きが途中で切れている | 名刺のデザインが凝ったものだけ見直す |
すべての名刺でこの4項目を確かめるのが理想ですが、時間がとれないときは 氏名とメールアドレスだけは必ず 見比べましょう。連絡するときに困るのは、ほとんどこの2つです。
手順4：タグを付ける
データにしただけでは、名前や会社名でしか探せません。あとで「福岡の製造業」「採用に困っている経営者」のように探せるよう、次のような手がかりを付けておきます。
- 会った場所と日付（手順1の束の名前をそのまま使える）
- 業種・エリア
- 趣味や話題になったこと
- 要望（販路を広げたい、仕入先を探している など）
言葉をそろえるコツや、探しやすい手がかりの決め方は 交流会で集めた名刺の整理術 にまとめています。
手順5：原本を片づける
確かめ終わった束から、紙の名刺の扱いを決めます。
- 今も取引や連絡が続いている相手の名刺は、紙のまま手元に残す
- それ以外は、データが残っていることを確かめてから処分する
- 会社で受け取った名刺は、社内の決まりに沿って保管・処分する
名刺には相手の個人情報が載っているので、捨てるときはシュレッダーなどで読めない形にします。
1日で終わらせようとしない
数百枚の名刺を1日で片づけようとすると、確認が雑になり、誤りが残ります。次のように、1回の量を決めて、何回かに分けて進める ほうが、やり直しが少なく済みます。
| 回 | すること |
|---|---|
| 1回目 | 全部を仕分けて、束をつくる（読み取りはしない） |
| 2回目以降 | 1回に1〜2束ずつ、読み取り → 確かめる → タグ付けまで進める |
| 最後 | 読み取れなかった名刺を手で入力し、原本を片づける |
新しく増える名刺は、その日のうちにスマホで撮る習慣にしておけば、次に「大量にたまる」ことはなくなります。
進める前のチェックリスト
- データにする名刺と、しない名刺を分けた
- 会った場所や時期ごとに束にした
- 読み取りにくい名刺を別の束にした
- ホチキス・クリップを外し、折れや反りを直した
- 両面の名刺は、両面を読む設定にした
- 氏名の漢字・メールアドレス・電話番号を確かめる時間をとった
- 1回に進める量を決めた
「えにし」で大量の名刺をデータにする場合
「えにし 〜お客様ノート〜」は、名刺から人とのご縁を育てるための、パソコン（Windows / Mac）のお客様ノートです。
- スキャナーで、100枚・200枚の名刺も登録できます。 撮った名刺や読み取った名刺は、AI が読み取ってお客様ノートに登録します
- AI が業種・エリア・趣味・要望のタグを自動で付けます。 手順4のタグ付けを、一から手で行う必要がありません。付いたタグは、あとから自由に追加・修正できます
- 読み取った内容は、確認・修正してから使えます。 手順3の確認も、えにしの画面の上で行えます
- これから増える名刺は、スマホで。 無料のスマホアプリ「えにしモバイル」（Android 版）で撮影すると、写真はご自身の Google ドライブに保存され、パソコンの「えにし」が自動で取り込みます
- 顧客データを当社に預ける必要はありません。 データはご自身のクラウドまたはパソコンに保存されます。名刺の読み取りのときだけ、画像が当社のサーバーを経由して AI へ送られますが、当社は画像も読み取り結果も保存しません
読み取りは月あたりの回数で数えます（無料プランは月50回。名刺1枚＝表裏1組で1回。上限に達した月は、翌月に枠が戻ります）。数百枚を読み取るときは、月の枠に合わせて何回かに分けるか、有料プランをご検討ください。初回は起動から60日間、すべての機能を無料でお試しいただけます。
まとめ
- 大量の名刺は、方法より段取り。仕分け → 読み取り → 確かめる → タグ付け → 原本の片づけ の順で進める
- たまった分はスキャナー、増える分はスマホ、読み取れない数枚だけ手入力
- スキャナーは、向きをそろえ、留め具を外し、束ごとに読む
- 氏名の漢字とメールアドレスだけは、必ず紙と見比べる
- 1日で終わらせようとせず、1回の量を決めて何回かに分ける
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